Při archivaci platíte pouze
za skutečně použitý prostor
Odborná skartace dokumentů
a datových nosičů
Konzultace pro nastavení procesů
ve Vašem archivu nebo spisovně
Zajistíme logistiku v souladu
s ochranou dokumentů

Služby komerční spisovny, skartace a archivace dokumentů

Komerční spisovna nabízí prostor pro Vaše dokumenty, které tak nemusíte skladovat v kancelářích a jiných draze placených prostorech Vaší společnosti. Dokumentace je bezpečně archivována v moderně vybavené a zabezpečené spisovně, kde je neustále kontrolovaná konstantní teplota a relativní vlhkost vzduchu. Spisovna je napojená na PCO a je pod dozorem Státního archivu. Veškeré procesy jsou v souladu s platnou legislativou ČR.

Bezpečná správa dokumentů a informací probíhá v souladu s platnou legislativou

  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění
  • Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby v platném znění
  • Vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci

S čím Vám můžeme pomoci?

  • S uložením a archivací v moderní spisovně splňující nejvyšší požadavky z hlediska odbornosti personálu, zabezpečení a technologie uložení
  • S roztříděním, označení a zpracování dokumentů dle zákonných požadavků
  • S vyhledáním a dodáním uložených dokumentů do několika minut
  • S vypracováním skartačního návrhu a komunikací s příslušným státním archivem => zákonná skartace
  • S odbornou skartací dokumentů a datových nosičů
  • S minimalizací rizika spojeným s poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou nebo odcizením dokumentů

Proč právě Divize služeb EVROFIN

  • 20 let zkušeností se zpracováním a správou dokumentů
  • Nabídka řešení a služeb v oblasti celého životního cyklu dokumentů a informací – od jejich generování a distribuce až po archivaci a skartaci
  • Individuální a maximální péče o zákazníka – navrhujeme řešení „šité na míru“ potřebám a požadavkům našich zákazníků
  • Nabízíme partnerská řešení založená na profesionalitě, serióznosti a důvěře
  • Využíváme špičkové technologie
  • Společnost EVROFIN Int. spol. s .r.o. je držitelem certifikátů ISO 9001 a ISO 27001, koncese pro Vedení spisovny a referencemi od zákazníků = „Důvěryhodná společnost“

Budova společnosti EVROFIN

  • Budova spisovny je každoročně kontrolována odbornou firmou zajišťující požární dozor.
  • Vstupní prostory jsou opařeny mříží.
  • V depozitářích (kde jsou uloženy dokumenty) je udržována konstantní teplota a relativní vlhkost vzduchu.
  • ---
  • Spisovna je vybavena pojízdnými archivními regály.
  • Budova je napojena na PCO (pult centrální ochrany) 24 hodin denně.
  • Provoz spisovny podléhá dozoru státního archivu.

Bezpečnost a důvěryhodnost

Zajištění důvěry a bezpečnosti pro ukladatele

  • ISO 27001 systém ochrany informací.
  • ISO 9001 systém zajišťování kvality.
  • Bezpečné zálohy digitálních dat a denních pohybů.
  • Zajištění budovy spisovny bezpečnostními prvky, zaručující ochranu Vaší dokumentace.
  • ---
  • Napojení budovy spisovny na PCO (pult centrální ochrany) 24 hodin denně.
  • Napojení budovy na EPZ (elektronické požární zabezpečení) a EZS (elektronický zabezpečovací systém).
  • Zaměstnanci firmy jsou vázáni proti úniku informací a mají výpis z rejstříku trestů bez zápisu. Jsou pravidelně školeni v oblasti spisové služby.
  • Komunikace se spisovnou je pouze písemnou formou na základě objednávek od personálu klienta, který má ověřenou plnou moc podepsanou od statutárního zástupce firmy klienta.
  • Z důvodu určení času a evidence komunikujeme s klientem prostřednictvím webového rozhraní.
  • Informujeme klienta o nevrácených zápůjčkách originálů spisů, delších jak 3 měsíce.
  • Jsme členem České archivní společnosti

Služby komerční spisovny

  • Logistika dokumentace.
  • Zpracování předané dokumentace dle zákonných požadavků.
  • Uložení dokumentů do alkalických boxů, kde jsou chráněny proti znehodnocení – eliminují výkyvy teploty, prašnost, sluneční svit, udržují správnou relativní vlhkost.
  • ---
  • Vyhledávání dokumentace do 40 minut od obdržení požadavku a zaslání digitální formou, nebo kurýrem.
  • Odborná skartace dokumentace po uplynutí zákonné doby uložení se souhlasem státního archivu.
  • Uložení dokumentace živým organizacím, uložení a odborné zajištění spisů pro správce konkurzních podstat a insolvenční správce.
Kontaktujte nás
Napište nám »

Zavolejte nám
Obchodní oddělení
+420 286 590 160
Spisovna
+420 326 736 159